Detta informationspaket förklarar frågor om social trygghet, beskattning, arbetsrätt och immigration i samband med distansarbete i Europeiska Unionen (EU), i det fall arbetsgivaren är registrerad i en EU-medlemsstat och bedriver arbetsverksamhet i en annan EU-medlemsstat med hjälp av infor-mationsteknik.
Enligt Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (Eurofound), «Fjärrarbete — är en arbetsorganisation där arbete utförs utanför den normala arbetsplatsen, vanligtvis i arbetsgivarens lokaler, med hjälp av informations- och kommunikationsteknik (IKT). Kännetecken för distansarbete inkluderar användningen av datorer och telekommunikation för att ändra den vanliga arbetsplatsen, hur ofta arbetstagaren arbetar utanför arbetsgivarens lokaler och antalet platser där arbetstagaren kan arbeta på distans (mobilitet)».[1]
Detta informationspaket ger vägledning till arbetstagare vars arbetsgivare är etablerade i en EU-medlemsstat men som arbetar på distans från en annan EU-medlemsstat. Distansarbete utanför EU beaktas inte i detta sammanhang.
«Medarbetare på affärsresa» — är en anställd som sänds av en arbetsgivare för att utföra en tjänst i en annan EU-medlemsstat på tillfällig basis enligt ett tjänsteavtal, en intern utstationering eller genom ett bemanningsföretag.[2] Medarbetare på affärsresa är inte en distansarbetare om anledningen till att han/hon inte arbetar i den medlemsstat där arbetsgivaren har sitt säte eller verksamhetsställe är att han/hon «utstationeras» utomlands för att utföra ett specifikt projekt eller uppdrag.
Skillnaden mellan en medarbetare på affärsresa och en distansarbetare är att arbetstagaren fortsätter att arbeta heltid för arbetsgivaren, men i en annan medlemsstat än den där arbetsgivaren är belägen, vanligtvis för personlig bekvämlighet.
[1] Distansarbete | Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (europa.eu).
[2] Medarbetare på affärsresa – Sysselsättning, sociala frågor och integration – Europeiska kommissionen (europa.eu).
Den allmänna regeln är att en arbetstagare som arbetar i flera medlemsstater men som bedriver en «väsentlig del» av sin yrkesverksamhet i sitt bosättningsland omfattas av social trygghet i bosättningslandet.[1].
De angivna faktorerna för en «väsentlig del» av den anställdes aktivitet inkluderar minst 25 % av den anställdes arbetstid och/eller inkomst under en rimlig period.[2] Denna definition finns i EU-lagstiftningen och gäller i alla medlemsstater. Medlemsstaterna kan tillämpa denna bedömning, men inte på ett helt harmoniserat sätt. I synnerhet:
Till exempel, om en anställd bedriver en «väsentlig del» (dvs. minst 25 %) av sin yrkesverksamhet i den medlemsstat där hans/hennes arbetsgivare har sitt säte eller verksamhetsställe, men även utför distansarbete i en eller flera andra medlemsstater under de återstående 75 % av tiden, förblir arbetstagaren således underställd arbetsgivarens socialförsäkringssystem i arbetsgivarens medlemsstat.
Men om arbetstagaren vanligtvis utför en «väsentlig del» av sin verksamhet i den medlemsstat där han/hon är bosatt och sällan arbetar på distans i den medlemsstat där hans/hennes arbetsgivare är belägen, kommer arbetstagaren att omfattas av socialförsäkringssystemet i den medlemsstat där han/hon är bosatt.
Om en person till exempel är anställd i Spanien och utför sitt arbete på distans mindre än 25 % av tiden i Portugal, kommer han fortfarande att omfattas av den spanska socialförsäkringen. Men om 60 % av den anställdes yrkesverksamhet bedrivs i Portugal kommer det portugisiska socialförsäkringssystemet att gälla.
[1] Artikel 13(1) (a) förordning (EU) nr.883/2004.
[2] Artikel 14(8) Förordning (EU) nr. 987/2009. Bedömningen görs prospektivt baserad på de kommande 12 månaderna (Förordning (EU) nr. 987/2009, artikel 14(10)).
Nej, enligt reglerna ovan kan endast en medlemsstats socialförsäkringslagstiftning gälla för en distansarbetare vid en given tidpunkt. En distansarbetare kan inte omfattas av socialförsäkringslagstiftningen i två olika medlemsstater.
Det beror på omständigheterna. Blankett A1 krävs inte för korta perioder av distansarbete; Ett europeiskt sjukförsäkringskort (EHIC) är tillräckligt. Men om distansarbetet är regelbundet och representerar ett betydande antal dagar på ett år, måste arbetsgivaren/arbetaren ansöka om Blankett A1.
EU-kommissionen har vidtagit ett antal åtgärder för att underlätta en effektivare digital samordning av socialförsäkringssystemet.
Det finns inget sådant ännu. Men med introduktionen av den framtida EU:s digitala identitet kan vi förvänta oss att se digitala versioner av dokument som det europeiska sjukförsäkringskortet (EHIC).
Om en distansarbetare tillbringar mer än 25 % av sin tid i en annan medlemsstat än den där han är anställd, ska den tillämpliga socialförsäkringslagstiftningen överföras till det land där han tillbringar den tiden.
Ja, om arbetstagaren omfattas av ett utländskt socialförsäkringssystem (dvs. socialförsäkringslagstiftning i en annan medlemsstat än den där arbetsgivaren är registrerad/baserad) är arbetsgivaren skyldig att registrera sig i den medlemsstaten och betala sociala avgifter där.
Ja, ett nytt multilateralt ramavtal om internationellt distansarbete («Ramavtalet»)[1] kommer att träda i kraft från och med juli 2023. De länder som undertecknade avtalet är listade här.[2] Ramavtalet omfattar EES-medlemsstaterna och Schweiz.
[1] Ramavtal om genomförande av artikel 16.1 i förordning (EU) nr 883/2004 vid enkelt internationellt distansarbete.
[2] Stater som har undertecknat avtalet sedan februari 2024: Österrike, Belgien, Kroatien, Tjeckien, Finland, Frankrike, Tyskland, Italien, Liechtenstein, Luxemburg, Malta, Nederländerna, Norge, Polen, Portugal, Slovenien, Slovakien, Spanien, Sverige och Schweiz.
Ramavtalet gäller arbetstagare internationellt, det vill säga till dem som arbetar för en arbetsgivare i en medlemsstat men bor och arbetar i en annan medlemsstat, förutsatt att vissa villkor är uppfyllda. Båda medlemsstaterna måste underteckna Ramavtalet.
Ramavtalet ger möjlighet att försäkra distansarbetare för socialförsäkringsändamål i deras arbetsgivares land, under förutsättning att både arbetsgivaren och den anställde/distansarbetaren samtycker. Detta alternativ är tillgängligt för de anställda som tillbringar mer än 25 % men mindre än 50 % av sin arbetstid i bosättningsmedlemsstaten men tillbringar större delen av sin arbetstid i den medlemsstat där arbetsgivaren är etablerad.
I huvudsak fastställer ramavtalet ett undantag från de normala samordningsreglerna, som föreskriver att distansarbetare (och deras arbetsgivare) omfattas av socialförsäkringssystemet i arbetstagarens bosättningsland men förutsatt att arbetstagaren utför en «väsentlig del» av sin yrkesverksamhet (dvs. inte mindre än 25 % av arbetstiden eller inkomsten) i det landet, som nämnts ovan. Denna regel tillåter distansarbetare att öka den tid som tillbringas i bosättningslandet utan att skapa en skyldighet för arbetsgivaren i en annan medlemsstat att betala sociala avgifter i det landet.
Endast om vissa villkor är uppfyllda kommer distansarbetaren att ha rätt till social trygghet i den medlemsstat där hans arbetsgivare är etablerad, men inte i den medlemsstat där han är bosatt, i enlighet med ramavtalet. Dessa villkor, som är kumulativa:
Vänligen notera att ramavtalet endast gäller för «distansarbetare»: anställda ska vara anslutna till arbetsgivarens arbetsmiljö via digital kommunikation (IT-anslutning) medan de utför sitt arbete. Ramavtalet är inte begränsat till distansarbete hemifrån; arbetet kan utföras var som helst i bosättningslandet, förutsatt att en digital anslutning används.
Om ovanstående villkor är uppfyllda måste arbetsgivaren/arbetstagaren ansöka om Blankett A1, vilket kommer att bevisa att socialförsäkringslagstiftningen i arbetsgivarens medlemsstat gäller. Ansökan om blankett A1 måste lämnas in i den medlemsstat där arbetsgivaren är etablerad.
Ramavtalet gäller från 1 juli 2023. Ansökningar om blankett A1 som lämnats in före den 1 juli 2024 får endast vara retroaktiva till den 1 juli 2023 (eller fram till det datum då den undertecknande medlemsstaten undertecknade ramavtalet om detta inträffade efter den 1 juli 2023), förutsatt att sociala avgifter har betalats i den medlemsstat där arbetsgivaren är etablerad. Efter denna övergångsperiod (år som slutar 1 juli 2024) kan en ansökan om blankett A1 endast vara retroaktiv i tre månader.
Inkomstskatten är inte reglerad på EU-nivå. Inkomstskatteregler för distansarbetare (dvs distansarbetare eller arbetare på affärsresor) finns i bilaterala avtal mellan medlemsstaterna.
Vissa länder ålägger en skatteredovisningsskyldighet på inkomst även om inga skatter ska betalas. Varje bilateralt avtal innehåller specifik information om vad som ska rapporteras. I allmänhet måste en distansarbetares världsomspännande inkomst (inklusive inkomst intjänad i andra länder än deras hemland) rapporteras.
Som regel nej, eftersom i detta fall bosättningsland och land där arbetet utförs är detsamma.
Arbetslagstiftningen i den medlemsstat där arbetsgivaren är etablerad ska gälla för distansarbetare. Vanligtvis bekräftar anställningsavtalet mellan arbetsgivaren och arbetstagaren att så är fallet.
Nej, distansarbetare kan endast omfattas av arbetslagstiftningen i en medlemsstat åt gången.
Nej, en förklaring av en anställd som skickas på tjänsteresa krävs endast i situationer där arbetsgivaren skickar den anställde utomlands för att utföra ett specifikt uppdrag, enligt beskrivningen ovan.
Efter tre månaders vistelse i en annan medlemsstat är det i de flesta medlemsstater obligatoriskt för en person att registrera sig hos de lokala myndigheterna. Ytterligare landsspecifik information finns här.
Ja. I ett sådant fall måste familjemedlemmen som är EU-medborgare (dvs. den som arbetar på distans) registrera sig i värdmedlemsstaten för att få uppehållstillstånd som familjemedlem till en EU-medborgare som också är bosatt där. För en familjemedlem från ett land som ingår i EU är registrering av vistelse för en period som överstiger tre månader obligatorisk.
Familjemedlemmar till EU-medborgare som är EU-medborgare bör åtnjuta samma rättigheter som EU-medborgare om de bor med EU-medborgaren i samma medlemsstat. Detta innebär att familjemedlemmar som är EU-medborgare inte omfattas av arbetstillståndsformaliteter om de är bosatta i samma medlemsstat som sina EU-familjemedlemmar.
Men om en familjemedlem som är EU-medborgare bestämmer sig för att arbeta på distans i en annan medlemsstat (dvs utan att åtföljas av en EU-familjemedlem), är deras uppehållsrätt inte längre kopplad till deras status som familjemedlem till en EU-medborgare. I det här fallet är svaret på frågan ovan «nej»: om en familjemedlem till en EU-medborgare som är EU-medborgare arbetar på distans i mer än tre månader i en annan medlemsstat utan att åtföljas av en EU-familjemedlem, måste han eller hon ansöka om arbets-/uppehållstillstånd i värdmedlemsstaten.
