Deze infotoolkit behandelt vragen over sociale zekerheid, belastingen, arbeidsrecht en immigratie met betrekking tot telewerken binnen de Europese Unie (“EU”) waarbij de werkgever in één EU-lidstaat is geregistreerd en de werknemer actief is in een andere EU-lidstaat met behulp van informatietechnologie.
Volgens Eurofound is “Telewerken een werkregeling waarbij het werk wordt uitgevoerd buiten de standaardwerkplek, doorgaans de locatie van de werkgever, met behulp van informatie- en communicatietechnologieën (ICT). Telewerken wordt gekenmerkt door het gebruik van computers en telecommunicatie om de gebruikelijke werkplek te veranderen, de frequentie waarmee de werknemer buiten de bedrijfsruimten van de werkgever werkt en het aantal plaatsen waar werknemers op afstand kunnen werken (mobiliteit).”[1]
in deze infotoolkit vindt u antwoorden op vragen over werknemers van wie de werkgever in één lidstaat van de Europese Unie is geregistreerd, maar die telewerken vanuit een andere lidstaat. Telewerken van buiten de EU wordt hierin niet besproken.
Gedetacheerde werknemers zijn werknemers die door hun werkgever worden uitgezonden om tijdelijk een dienst te verrichten in een andere lidstaat, in het kader van een dienstverleningsovereenkomst, een intra-groepsdetachering of een terbeschikkingstelling via een uitzendbureau.[2] Gedetacheerde werknemers zijn geen telewerkers, omdat ze niet werken in de lidstaat waar de maatschappelijke zetel of vestiging van hun werkgever zich bevindt, maar naar het buitenland zijn “gedetacheerd” om een specifiek project of een specifieke opdracht uit te voeren.
In tegenstelling tot gedetacheerde werknemers, blijven telewerkers volledig voor de werkgever werken, maar verrichten ze het werk op afstand in een andere lidstaat dan de lidstaat waar hun werkgever is gevestigd, doorgaans uit persoonlijke overwegingen.
[1] Telewerken | Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (europa.eu).
[2] Gedetacheerde werknemers – Werkgelegenheid, sociale zaken en inclusie – Europese Commissie (europa.eu).
De algemene regel is dat werknemers die in meer dan één lidstaat werken, maar een ‘substantieel deel’ van hun beroepsactiviteiten verrichten in hun land van verblijf, onder het socialezekerheidsstelsel vallen van hun land van verblijf[1].
Indicatieve factoren voor een ‘substantieel deel’ van de activiteiten van een werknemer zijn ten minste 25% van de arbeidstijd en/of van het inkomen over een redelijke periode[2]. Deze drempel is vastgelegd in het EU-recht en geldt in alle lidstaten. Het kan echter voorkomen dat lidstaten deze beoordeling niet op volledig geharmoniseerde wijze toepassen. In het bijzonder:
Als werknemers bijvoorbeeld “een substantieel deel” (d.w.z. ten minste 25%) van hun beroepsactiviteiten uitoefenen in de lidstaat waar zich de maatschappelijke zetel of vestiging van hun werkgever bevindt, maar daarnaast de resterende 75% van de tijd telewerk verrichten in een of meerdere andere lidstaten, blijven de werknemers onderworpen aan het socialezekerheidsstelsel van de lidstaat van hun werkgever.
Als werknemers echter gewoonlijk “een substantieel deel” van hun werkzaamheden verrichten in de lidstaat waar ze wonen, en slechts af en toe telewerken in de lidstaat waar hun werkgever is gevestigd, vallen de werknemers onder het socialezekerheidsstelsel van de lidstaat waar ze wonen.
Als iemand bijvoorbeeld in Spanje werkt en minder dan 25% van de tijd in Portugal telewerk verricht, blijft deze persoon verzekerd onder de Spaanse sociale zekerheid. Als de werknemer echter 60% van de beroepsactiviteiten in Portugal uitvoert, is het Portugese socialezekerheidsstelsel van toepassing.
[1] Artikel 13(1)(a), Verordening (EG) nr. 883/2004.
[2] Artikel 14(8), Verordening (EU) nr. 987/2009. De beoordeling wordt prospectief uitgevoerd op basis van de volgende 12 maanden (Verordening (EG) nr. 987/2009, artikel 14(10)).
Neen, op basis van de hierboven beschreven regels kan de socialezekerheidswetgeving van slechts één lidstaat tegelijk op een telewerkende werknemer van toepassing zijn. Een telewerker kan niet in twee verschillende lidstaten onder de socialezekerheidswetgeving vallen of eraan onderworpen zijn.
Dat hangt ervan af. Voor korte periodes van telewerken is formulier A1 niet vereist; een Europese ziekteverzekeringskaart (“EHIC”) is voldoende. Als er echter regelmatig wordt getelewerkt en het telewerken jaarlijks een aanzienlijk aantal dagen vertegenwoordigt, moet de werkgever/werknemer een formulier A1 aanvragen.
De Europese Commissie heeft een reeks maatregelen genomen om de digitale coördinatie van de sociale zekerheid te verbeteren.
Nog niet. Met de toekomstige introductie van de Europese digitale identiteit kunnen we digitale versies van documenten verwachten, zoals de EHIC.
Als telewerkers meer dan 25% van hun tijd doorbrengen in een andere lidstaat dan de lidstaat waar ze als werknemer in dienst zijn, vallen ze onder de socialezekerheidswetgeving van het land waar ze die tijd doorbrengen.
Ja, als een werknemer onder een buitenlands socialezekerheidsstelsel valt (d.w.z. de socialezekerheidswetgeving van een andere lidstaat dan de lidstaat waar de werkgever is geregistreerd/gevestigd), dan is de werkgever verplicht zich in die lidstaat te registreren en daar socialezekerheidsbijdragen te betalen.
Ja, sinds juli 2023 is er een nieuwe multilaterale raamovereenkomst voor grensoverschrijdend telewerken (“Raamovereenkomst”)[1]. De landen die de overeenkomst hebben ondertekend, worden hier vermeld[2]. De Raamovereenkomst heeft betrekking op de lidstaten van de EER en Zwitserland.
[1] Raamovereenkomst over de toepassing van artikel 16, lid 1, van Verordening (EG) nr. 883/2004 inzake gewoonlijk grensoverschrijdend telewerk.
[2] Ondertekenende staten sinds februari 2024: Oostenrijk, België, Kroatië, Tsjechië, Finland, Frankrijk, Duitsland, Italië, Liechtenstein, Luxemburg, Malta, Nederland, Noorwegen, Polen, Portugal, Slovenië, Slowakije, Spanje, Zweden en Zwitserland.
De Raamovereenkomst is van toepassing op werknemers die zich in een grensoverschrijdende situatie bevinden, dat wil zeggen op werknemers die werken voor een werkgever die zich bevindt in de ene lidstaat, terwijl ze in een andere lidstaat wonen en werken, mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Beide lidstaten moeten de Raamovereenkomst hebben ondertekend.
De Raamovereenkomst maakt het mogelijk om telewerkers te verzekeren voor de sociale zekerheid in het land van hun werkgever, op voorwaarde dat zowel de werkgever als de werknemer/telewerker hiermee instemmen. Deze optie is beschikbaar voor werknemers die meer dan 25%, maar minder dan 50% van hun werktijd in de lidstaat van verblijf doorbrengen, maar het grootste deel van hun werktijd in de lidstaat waar de werkgever is gevestigd.
In essentie maakt de Raamovereenkomst een uitzondering op de gebruikelijke coördinatieregels, die bepalen dat telewerkers (en hun werkgevers) onderworpen zijn aan de socialezekerheidsregeling van het land waar de werknemers wonen, op voorwaarde dat de werknemers een ‘substantieel deel’ van hun beroepsactiviteiten (d.w.z. ten minste 25% van de werktijd of het inkomen) in dat land verrichten, zoals hierboven vermeld. Door deze regel kunnen telewerkers meer tijd in het land van verblijf doorbrengen, zonder dat dit voor de werkgever in een andere lidstaat de verplichting schept om socialezekerheidsbijdragen in dat land te betalen.
Telewerkers komen in aanmerking voor sociale verzekering in de lidstaat waar hun werkgever is gevestigd, en niet in de lidstaat waar zij wonen, zoals toegestaan op grond van de Raamovereenkomst, alleen als aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Deze cumulatieve voorwaarden zijn de volgende:
Let wel, de Raamovereenkomst is enkel van toepassing op “telewerkers”: werknemers moeten tijdens de uitvoering van hun werk via een digitale verbinding (IT-verbinding) verbonden blijven met de werkomgeving van de werkgever. De Raamovereenkomst beperkt zich niet tot telewerken van thuis uit; de werkzaamheden kunnen overal in het land van verblijf worden uitgevoerd, zolang er gebruik wordt gemaakt van een digitale verbinding.
Indien aan bovenstaande voorwaarden is voldaan, moet de werkgever/werknemer een aanvraag indienen voor een formulier A1, wat dient als bewijs dat de socialezekerheidswetgeving van de lidstaat van de werkgever van toepassing is. Een aanvraag voor een formulier A1 moet worden ingediend in de lidstaat waar de werkgever is gevestigd.
De Raamovereenkomst is van toepassing vanaf 1 juli 2023. Aanvragen voor een formulier A1 die vóór 1 juli 2024 zijn ingediend, kunnen alleen terugwerkende kracht hebben tot 1 juli 2023 (of tot de datum waarop de ondertekenende lidstaat de Raamovereenkomst heeft ondertekend, indien dit na 1 juli 2023 is), op voorwaarde dat er socialezekerheidsbijdragen zijn betaald in de lidstaat waar de werkgever is gevestigd. Na deze overgangsperiode (het jaar dat eindigt op 1 juli 2024) kan een aanvraag voor een formulier A1 slechts maximaal drie maanden terugwerkende kracht hebben.
Inkomstenbelasting is niet op EU-niveau geregeld. De regels inzake inkomstenbelasting die van toepassing zijn op grensarbeiders (telewerkers of gedetacheerde werknemers) zijn vastgelegd in bilaterale overeenkomsten tussen de lidstaten.
In sommige landen geldt een verplichting om een aangifte te doen voor de inkomstenbelasting, ook als er geen belasting verschuldigd is. Elke bilaterale overeenkomst bevat specifieke informatie over wat er moet worden aangegeven. Over het algemeen moet het wereldwijde inkomen van een telewerker (inclusief inkomen ontvangen in andere landen dan het land van verblijf) worden aangegeven.
Meestal niet, omdat in dat geval het land van verblijf en het land waar de arbeid wordt verricht dezelfde zijn.
Op telewerkers is het arbeidsrecht van toepassing van de lidstaat waar de werkgever is gevestigd. Meestal wordt dit bevestigd in de arbeidsovereenkomst tussen werkgever en werknemer.
Nee, telewerkers kunnen slechts onderworpen zijn aan de arbeidswetgeving van één lidstaat tegelijk.
Nee, een detacheringsverklaring is alleen vereist in situaties waarin een werknemer door de werkgever naar het buitenland wordt gestuurd voor een specifieke missie, zoals hierboven beschreven.
Na drie maanden verblijf in een andere lidstaat is het in de meeste lidstaten verplicht om zich bij de lokale autoriteiten te registreren. Meer informatie per land vindt u hier.
Ja. In dat geval moet het niet-EU-gezinslid (de telewerker) zich registreren in de gastlidstaat om een verblijfskaart te verkrijgen als gezinslid van een EU-onderdaan die daar ook woont. Niet-EU-gezinsleden moeten zich bij een verblijf van langer dan drie maanden laten registreren.
Niet-EU-gezinsleden van EU-onderdanen hebben dezelfde rechten als EU-onderdanen als ze met de EU-onderdaan in dezelfde lidstaat wonen. In de praktijk betekent deze regeling dat gezinsleden die geen EU-onderdaan zijn, niet aan de formaliteiten voor een werkvergunning hoeven te voldoen wanneer zij in dezelfde lidstaat wonen als hun gezinslid dat de nationaliteit van een EU-land heeft.
Als niet-EU-gezinsleden echter besluiten om zelfstandig in een andere lidstaat te telewerken (dus niet vergezeld door hun EU-gezinslid), is hun verblijfsrecht niet langer gekoppeld aan hun status als gezinslid van een EU-onderdaan. In dat geval is het antwoord op de bovenstaande vraag ‘nee’: als niet-EU-familieleden van een EU-onderdaan langer dan drie maanden in een andere lidstaat telewerken zonder begeleiding van hun EU-familielid, moeten zij een werk-/verblijfsvergunning aanvragen in de gastlidstaat.
