Questo kit informativo copre le questioni relative alla sicurezza sociale, alla fiscalità, al diritto del lavoro e all'immigrazione relativamente al telelavoro all'interno dell'Unione Europea (“UE”), in un ambito in cui il datore di lavoro registrato in uno Stato membro dell'UE ma l'occupazione è svolta dal lavoratore in un altro Stato membro dell'UE utilizzando la tecnologia dell'informazione.
Secondo Eurofound, “Il telelavoro è una modalità di lavoro in cui il lavoro viene svolto al di fuori di un luogo di lavoro abituale, di solito la sede del datore di lavoro, per mezzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (TIC). Le caratteristiche del telelavoro sono l’uso di computer e telecomunicazioni per cambiare il luogo abituale di lavoro, la frequenza con cui il lavoratore lavora al di fuori dei locali del datore di lavoro e il numero di luoghi in cui i lavoratori possono lavorare a distanza (mobilità).”[1]
Codesto kit informativo riguarda le domande sui lavoratori il cui datore di lavoro è registrato in uno Stato membro dell’Unione europea, ma che telelavorano a partire da un altro Stato membro. Il telelavoro al di fuori dell’UE non è contemplato in questo documento.
Un “lavoratore distaccato” è un dipendente che viene inviato dal proprio datore di lavoro a svolgere un servizio in un altro Stato membro su base temporanea, nel contesto di un contratto di servizi, di un distacco all’interno del gruppo o di un’assunzione tramite un’agenzia interinale[2]. Un lavoratore distaccato non è un telelavoratore, poiché il motivo per cui non lavora più nello Stato membro in cui si trova la sede legale o il luogo di lavoro del suo datore di lavoro è che viene “distaccato” all’estero per portare a termine un progetto o una missione specifici.
A differenza di un lavoratore distaccato, un telelavoratore continua a lavorare a tutti gli effetti per il datore di lavoro, ma svolge il lavoro a distanza in uno Stato membro diverso da quello in cui si trova il suo datore di lavoro, in genere per comodità personale.
[1] Telelavoro | Fondazione europea per il Miglioramento delle Condizioni di Vita e di Lavoro (europa.eu).
[2] Lavoratori distaccati – Occupazione, Affari Sociali & Inclusione – Commissione europea (europa.eu).
La regola generale è che un lavoratore che lavora in più di uno Stato membro, ma che svolge “una parte sostanziale” delle sue attività professionali nel Paese di residenza, è coperto dal sistema di sicurezza sociale del Paese di residenza[1].
I fattori indicativi di una “parte sostanziale” delle attività di un dipendente sono almeno il 25% dell’orario di lavoro e/o del reddito per un periodo ragionevole[2]. Questa soglia è stabilita dal diritto dell’UE e si applica in tutti gli Stati membri, anche se questi ultimi possono non applicare questa valutazione in modo completamente armonizzato. In particolare:
Ad esempio, se un dipendente svolge “una parte sostanziale” (cioè almeno il 25%) delle sue attività professionali nello Stato membro in cui si trova la sede legale o il luogo di lavoro del suo datore di lavoro, ma telelavora anche in uno o più altri Stati membri per il restante 75% del tempo, il dipendente rimane soggetto al sistema di sicurezza sociale dello Stato membro del suo datore di lavoro.
Se, invece, un dipendente svolge abitualmente “una parte sostanziale” delle proprie attività nello Stato membro in cui risiede e solo occasionalmente telelavora nello Stato membro in cui si trova il suo datore di lavoro, il dipendente sarà coperto dal regime di sicurezza sociale dello Stato membro di residenza.
Ad esempio, se un individuo è impiegato in Spagna e telelavora per meno del 25% del tempo in Portogallo, rimarrà coperto dalla sicurezza sociale spagnola. Tuttavia, se il 60% delle attività professionali del dipendente è svolto in Portogallo, si applicherà il sistema di sicurezza sociale portoghese.
[1] Articolo 13(1)(a), Regolamento (CE) No. 883/2004
[2]Articolo 14(8), Regolamento (EU) n. 987/2009. La valutazione è effettuata in maniera prospettica su base dei 12 mesi successivi (Regolamento (EC) n. 987/2009, Articolo 14(10)).
No, in base alle regole descritte sopra, solo la legislazione sulla sicurezza sociale di uno Stato membro può essere applicata a un dipendente che lavora a distanza alla volta. Un telelavoratore non può essere coperto o soggetto alla legislazione in materia di sicurezza sociale di due diversi Stati membri.
Dipende. Il modulo A1 non è necessario per brevi periodi di telelavoro; è sufficiente la tessera europea di assicurazione malattia (“TEAM”). Tuttavia, se il telelavoro diventa regolare e rappresenta un numero consistente di giorni all’anno, il datore di lavoro/dipendente deve richiedere un modulo A1.
La Commissione europea ha adottato una serie di misure per facilitare il coordinamento digitale della sicurezza sociale.
Non ancora. Ciononostante, con la futura introduzione di una Identità Digitale UE, possiamo aspettarci versioni digitali di documenti come la TEAM.
Se un telelavoratore trascorre più del 25% del suo tempo in uno Stato membro diverso da quello in cui è impiegato, la legislazione di sicurezza sociale applicabile passa al paese in cui trascorre tale tempo.
Sì, se un dipendente diventa soggetto a un regime di sicurezza sociale straniero (cioè alla legislazione in materia di sicurezza sociale di uno Stato membro diverso da quello in cui il datore di lavoro è registrato/sede), il datore di lavoro è tenuto a registrarsi in tale Stato membro e a versarvi i contributi di sicurezza sociale.
Sì, dal luglio 2023 esiste un nuovo accordo quadro multilaterale per il telelavoro transfrontaliero (“Accordo quadro”)[1]. I Paesi che hanno firmato l’Accordo sono elencati qui.[2] L’Accordo Quadro copre gli Stati membri dello SEE e la Svizzera.
[1] Accordo quadro sull’applicazione dell’articolo 16 (1) del Regolamento (CE) n. 883/2004 nei casi di telelavoro transfrontaliero abituale.
[2] Stati firmatari a febbraio 2024: Austria, Belgio, Croazia, Repubblica Ceca, Finlandia, Francia, Germania, Italia, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Paesi Bassi, Norvegia, Polonia, Portogallo, Slovenia, Slovacchia, Spagna, Svezia e Svizzera.
L’accordo quadro si applica ai lavoratori in situazione transfrontaliera, cioè a coloro che lavorano per un datore di lavoro situato in uno Stato membro pur vivendo e lavorando in un altro Stato membro, a condizione che siano soddisfatte alcune condizioni. Entrambi gli Stati membri devono aver firmato l’accordo quadro.
L’accordo quadro consente ai telelavoratori di essere assicurati ai fini dell’assicurazione sociale nel Paese del loro datore di lavoro, a condizione che sia il datore di lavoro che il dipendente/telelavoratore siano d’accordo. Questa opzione è disponibile per i dipendenti che trascorrono più del 25% ma meno del 50% del loro tempo di lavoro nello Stato membro di residenza, ma che trascorrono la maggior parte del loro tempo di lavoro nello Stato membro in cui ha sede il datore di lavoro.
In sostanza, l’accordo quadro stabilisce un’eccezione alle normali regole di coordinamento che prevedono che i telelavoratori (e i loro datori di lavoro) siano soggetti al regime di sicurezza sociale del paese di residenza del dipendente, a condizione che il dipendente svolga una “parte sostanziale” delle sue attività professionali (cioè almeno il 25% dell’orario di lavoro o del reddito) in quel paese, come già detto. Questa regola consente ai telelavoratori di aumentare il tempo trascorso nel Paese di residenza senza creare l’obbligo per il datore di lavoro in un altro Stato membro di pagare i contributi di sicurezza sociale in quel Paese.
Un telelavoratore potrà essere assicurato socialmente nello Stato membro in cui ha sede il suo datore di lavoro anziché nello Stato membro di residenza, come consentito dall’accordo quadro, solo se sono soddisfatte alcune condizioni. Tali condizioni, che sono cumulative, sono le seguenti:
Si noti che l’Accordo quadro si applica solo ai “telelavoratori”: i dipendenti devono rimanere collegati all’ambiente di lavoro del datore di lavoro attraverso un collegamento digitale (connessione informatica) durante lo svolgimento del loro lavoro. L’Accordo quadro non si limita al telelavoro a domicilio; il lavoro può essere svolto ovunque nel Paese di residenza, purché si utilizzi una connessione digitale.
Se le condizioni di cui sopra sono soddisfatte, il datore di lavoro/il lavoratore deve richiedere un modulo A1, che serve a dimostrare che la legislazione sulla sicurezza sociale dello Stato membro del datore di lavoro è applicabile. La richiesta del modulo A1 deve essere presentata nello Stato membro in cui il datore di lavoro è stabilito.
L’Accordo quadro si applica dal 1° luglio 2023. Le domande per un modulo A1 presentate prima del 1° luglio 2024 possono avere effetto retroattivo solo fino al 1° luglio 2023 (o fino alla data in cui lo Stato membro firmatario ha firmato l’Accordo quadro, se successiva al 1° luglio 2023), a condizione che i contributi previdenziali siano stati versati nello Stato membro in cui il datore di lavoro è stabilito. Dopo questo periodo transitorio (l’anno che termina il 1° luglio 2024), la richiesta di un modulo A1 può avere effetto retroattivo solo per un massimo di tre mesi.
L’imposta sul reddito non è regolamentata a livello europeo. Le norme sull’imposta sul reddito applicabili ai lavoratori transfrontalieri (ad esempio, telelavoratori o lavoratori distaccati) sono contenute in accordi bilaterali tra gli Stati membri.
Alcuni Paesi impongono l’obbligo di dichiarazione dei redditi, anche se non sono dovute imposte. Ogni accordo bilaterale fornisce informazioni specifiche sugli obblighi di dichiarazione. In generale, il reddito mondiale di un telelavoratore (compreso il reddito percepito in paesi diversi da quello di residenza) deve essere dichiarato.
In genere no, perché in questo caso il Paese di residenza e quello in cui viene svolta l’attività lavorativa coincidono.
Ai telelavoratori si applica il diritto del lavoro dello Stato membro in cui ha sede il datore di lavoro. In genere, il contratto di lavoro tra il datore di lavoro e il dipendente confermerà che questo è il caso.
No, i telelavoratori possono essere soggetti al diritto del lavoro di un solo Stato Membro alla volta.
No, la dichiarazione dei lavoratori distaccati è richiesta solo per le situazioni in cui un dipendente viene inviato all’estero dal datore di lavoro per una missione specifica, come descritto in precedenza.
Dopo tre mesi di residenza in un altro Stato membro, nella maggior parte degli Stati membri è obbligatorio registrarsi presso le autorità locali. Ulteriori informazioni per paese sono disponibili qui.
Sì. In questo caso, il familiare extracomunitario (cioè il telelavoratore) dovrà registrarsi nello Stato membro ospitante per ottenere una carta di soggiorno come familiare di un cittadino dell’UE che risiede nel paese. È obbligatorio per un familiare extracomunitario registrare il proprio soggiorno superiore a tre mesi.
I familiari extracomunitari di cittadini UE godono degli stessi diritti dei cittadini UE se risiedono con il cittadino UE nello stesso Stato membro. In pratica, questa disposizione significa che i familiari di cittadini non UE non sono soggetti alle formalità per il permesso di lavoro quando risiedono nello stesso Stato membro del loro familiare UE.
Tuttavia, se un familiare extracomunitario decide di telelavorare da solo in un altro Stato membro (cioè non accompagnato dal familiare UE), il suo diritto di soggiorno non è più legato al suo status di familiare di un cittadino UE. In questo caso, la risposta alla domanda precedente è “no”: se un familiare extracomunitario di un cittadino dell’UE telelavora per più di tre mesi in un altro Stato membro senza essere accompagnato da un familiare dell’UE, deve richiedere un permesso di lavoro/soggiorno nello Stato membro ospitante.
